負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈申訴程序2025
江西拓泓新材料有限公司 |
文件編號(hào) |
RMAP-C－003 |
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版本 |
第五版 |
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負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈申訴程序 |
生效日期 |
2025-01-01 |
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起草 |
趙珵珵 |
審核 |
黃水根 |
批準(zhǔn) |
張和鵬 |
1、 目的
為保證任何相關(guān)方的權(quán)利（受影響人員或舉報(bào)者），保證公司原料來(lái)源的的安全與可持續(xù)發(fā)展。
2、依據(jù)
《負(fù)責(zé)任礦物審驗(yàn)流程錫和鉭的審驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》、《江西拓泓新材料有限公司負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理手冊(cè)》、《江西拓泓新材料有限公司供應(yīng)鏈政策》
3、適用范圍
我司允許任何相關(guān)方（受影響人員或舉報(bào)者說(shuō)出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮）。
4、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
公司設(shè)立申訴工作處理小組，成員由品質(zhì)保障部、經(jīng)營(yíng)管理部、安全環(huán)保部等相關(guān)部門(mén)抽調(diào)人員組成，下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在經(jīng)營(yíng)管理部，工作組負(fù)責(zé)對(duì)申訴的處理。
5、申述條件
5.1發(fā)現(xiàn)供應(yīng)鏈中存在高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)或者出示警信號(hào)。
5.2發(fā)現(xiàn)采礦、貿(mào)易、加工和出口情況中有違反負(fù)責(zé)任礦物標(biāo)準(zhǔn)的；
5.3發(fā)現(xiàn)改進(jìn)措施沒(méi)有被嚴(yán)格執(zhí)行的；
5.4其他違反法律或負(fù)責(zé)任礦物標(biāo)準(zhǔn)的。
6、工作程序
6.1申訴信息的收集和申訴方式
1) 向行政部遞交書(shū)面形式的申訴要求，申訴書(shū)應(yīng)寫(xiě)明事由，并盡量詳細(xì)列舉可靠依據(jù)；
2) 公司設(shè)有意見(jiàn)箱，有相關(guān)申訴，可投至公司意見(jiàn)箱；
3) 撥打公司電話進(jìn)行申訴；或?qū)⑾嚓P(guān)申訴信息發(fā)送至郵箱（下方有聯(lián)系方式信息）
4) 若在任何一個(gè)環(huán)節(jié)，員工發(fā)現(xiàn)實(shí)際或潛在風(fēng)險(xiǎn)，可向高級(jí)經(jīng)理直接報(bào)告，由高級(jí)經(jīng)理進(jìn)行申訴流程并跟蹤。
5） 公司在收到申訴的7個(gè)工作日內(nèi)完成對(duì)申訴事實(shí)的調(diào)查，行政部負(fù)責(zé)受理申訴，并負(fù)責(zé)調(diào)查申訴發(fā)生的原因，并查清事實(shí)，經(jīng)營(yíng)部給予配合；行政部在查清事實(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行申訴的處理或調(diào)解，經(jīng)營(yíng)部將該反饋整合到風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別流程，并記錄到對(duì)應(yīng)盡職調(diào)查報(bào)告。
6） 對(duì)申訴不屬實(shí)的，行政部門(mén)給予申訴人必要解釋，以消除誤會(huì)澄清事實(shí)。對(duì)假借申訴蓄意制造事端，無(wú)事生非、挑撥離間的，其行為不被認(rèn)定為申訴，在必要時(shí)候時(shí)，公司將采取法律手段維護(hù)公司合法權(quán)益。
7） 我們將對(duì)申訴人的信息進(jìn)行匿名處理，任何人不得以任何借口對(duì)申訴人進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)。
8） 如遇匿名申訴的情況，處理流程將按照實(shí)名申訴流程進(jìn)行處理。
公司設(shè)立聯(lián)系/申訴電子郵箱,電子郵箱地址在公司對(duì)外公布供應(yīng)鏈政策中予以公布，電子郵箱用于接收相關(guān)的詢問(wèn)和申訴。工作中接收到的相關(guān)方關(guān)于負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。
聯(lián)系人：趙珵珵 申訴電話：0795-3259660 郵箱：[email protected]
6.2申訴的內(nèi)容
相關(guān)方對(duì)公司的供應(yīng)鏈管理提起申訴時(shí)，該申訴需包含以下內(nèi)容，包含申訴方的名稱和聯(lián)系信息，并由申訴方的法定代表人簽字；具體說(shuō)明向何種決定提起申訴及理由；附相關(guān)書(shū)面證據(jù)；具體說(shuō)明在提出申訴之前采取了哪些步驟來(lái)解決問(wèn)題；
6.3申訴信息的分類
公司需對(duì)接收到的詢問(wèn)和申訴信息進(jìn)行分類識(shí)別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。
6.3.1一般信息：相關(guān)方對(duì)公司負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問(wèn)卷等。
6.3.2特殊或重要申訴信息：
•管理不符合 RMAP 要求的信息；
•對(duì)公司的礦物采購(gòu)涉及公司識(shí)別的高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域的信息，例如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)鏈中任何 相關(guān)預(yù)警信號(hào)表明任何產(chǎn)品涉及《經(jīng)合組織指南》中提到的與礦產(chǎn)開(kāi)采、處理、 出口、運(yùn)輸或貿(mào)易有關(guān)的嚴(yán)重侵權(quán)行為、非國(guó)家武裝團(tuán)體、公共或私人安全武裝、 賄賂及礦產(chǎn)原產(chǎn)地的欺詐性失實(shí)陳述、洗錢(qián)及向政府支付的稅收、費(fèi)用、特許費(fèi) 等信息；
•對(duì)公司的礦物采購(gòu)不符合公司的供應(yīng)鏈政策的信息。
6.3.3不予受理信息：
瑣碎的、惡意的、無(wú)理取鬧的或似乎是為了獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)而產(chǎn)生的投訴，沒(méi)有令人信服的客觀證據(jù)支持的投訴。
6.4 申訴的處理
申訴處理小組工作組應(yīng)在收到申訴后3-5個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)收到申訴，在基于申訴是否符合6.3的基礎(chǔ)上確認(rèn)接受或拒絕申訴。
如果申訴被拒絕，應(yīng)向申訴方提供書(shū)面解釋，并記錄在申訴登記冊(cè)中。不得采取進(jìn)一步行動(dòng)。對(duì)特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后45個(gè)工作日內(nèi)對(duì)上訴或投訴進(jìn)行調(diào)查、審查和裁決。收到特殊重要申述信息后，第一時(shí)間通知采購(gòu)，暫停對(duì)被申述供應(yīng)商的礦產(chǎn)采購(gòu)，并通知此供應(yīng)商接受本公司申述處理小組開(kāi)啟對(duì)此供應(yīng)商的調(diào)查、審查，如確定此供應(yīng)商為沖突礦產(chǎn)，處理小組將作出決定，要求采購(gòu)立刻停止與之合作，并按“無(wú)沖突礦產(chǎn)宣言”供應(yīng)商自行承擔(dān)法律責(zé)任，并通知RMI官方；如通過(guò)調(diào)查、審查此供應(yīng)商非沖突礦產(chǎn)，處理小組將作出決定，告知采購(gòu)可繼續(xù)與此供應(yīng)商合作。回復(fù)申述人員，調(diào)查、審查和處理結(jié)果。處理小組應(yīng)盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數(shù)情況下可能需要額外的時(shí)間。申訴處理小組應(yīng)采取合理措施，包括召開(kāi)一次或多次會(huì)議，以作出合理決定。這類措施的例子包括:
咨詢專家：請(qǐng)求申訴方或其他人提供更多信息，申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應(yīng)協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。申訴決定以書(shū)面形式傳達(dá)給申訴方，申訴決定應(yīng)包含：申訴決定：申訴決定是如何以及何時(shí)做出的任何新的建議申訴的記錄：申訴工作處理小組辦公室應(yīng)將收到的申訴記錄在申訴登記冊(cè)中，包括以下內(nèi)容:何人何時(shí)提交申訴；申訴的類型、問(wèn)題或主題以及隨申訴提交的信息；接受或拒絕決定；
針對(duì)申訴機(jī)制后期的風(fēng)險(xiǎn)信息整合到風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別評(píng)估流程當(dāng)中。
對(duì)申述結(jié)果不滿意或存在質(zhì)疑的，可聯(lián)系RMI官方郵件：[email protected]。
7.0相關(guān)文件及記錄
7.1 RMAP-J-O28 《沖突礦產(chǎn)申訴意見(jiàn)處理記錄表》
7.2 RMAP-J-O04 《沖突礦產(chǎn)申訴意見(jiàn)箱開(kāi)啟記錄表》
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